Bestellungen aus dem Postfach, direkt im Shop-Format

Die Aufgabe

Der Onlineshop des Herstellers liest Bestellungen als Datei mit zwei Spalten ein: Artikelnummer und Menge. Die Händler bestellen aber so, wie sie es gewohnt sind: als Excel-Liste mit eigenem Aufbau, als CSV mit ihren eigenen Artikelnummern oder als PDF, auch auf Polnisch, Englisch oder Vietnamesisch.

Gesucht war ein Weg, aus jeder dieser Bestellungen ohne Abtippen eine Datei zu machen, die der Shop direkt einlesen kann.

Ein Beispiel

So läuft es ab

1. Der Händler schickt seine Bestellung wie gewohnt per Mail an eine feste Adresse.
2. Jede Minute holt das Programm neue Mails ab. Am Absender erkennt es, welches Format kommt; bei Mails aus dem eigenen Haus entscheidet ein Kürzel im Betreff.
3. Es liest die Positionen aus der Datei, ordnet jeder Artikelnummer die Nummer im Shop zu und rechnet Gebinde in Stückzahlen um, wo ein Format das verlangt.
4. Die fertige Importdatei geht als Antwort an den Absender zurück. Positionen ohne passende Artikelnummer stehen als Hinweis in der Mail.

Wenn etwas nicht passt

Kommt eine Datei in einem Format, das nicht eingerichtet ist, oder von einer unbekannten Adresse, bekommt der Absender eine verständliche Fehlermail. Ein neues Bestellformat richte ich einmal ein, danach läuft es wie die anderen.

Stand und Grenzen

Im Betrieb

Seit 2025, mit sieben eingerichteten Bestellformaten.

Ohne KI

Die Umwandlung folgt festen Regeln. Es entstehen keine laufenden KI-Kosten, und jedes Ergebnis lässt sich nachvollziehen.

Grenze

Das Programm endet bei der Importdatei. In den Shop trägt es selbst nichts ein.

Überwachung

Seit September 2026 zeigt eine geschützte Statistikseite den Betrieb. Ein Alarm bei Störungen, eine Prüfung von außen und ein täglicher Bericht sind umgesetzt; ihr Test im Betrieb steht noch aus.

Meine Rolle

Programmiert und betreut von mir, im Auftrag einer Düsseldorfer Agentur.